Лицо каждой фирмы – ее документация. Контракты, договора и акты защищают ее от нападок мошенников и придают вес в глазах деловых партнеров. Но со временем предприниматели сталкиваются с вопросом: куда девать тонну бумаг, накопившуюся с момента основания? Правильный ответ – перевести все документы в электронный вид.

Самостоятельно это сделать практически нереально. Для этого придется несколько суток сидеть возле принтера. Лучше обратиться к профессионалам, которые выполнят ту же работу качественнее и быстрее. Специалисты осуществляют сканирование в несколько этапов. Самый первый из них – подготовительный. Здесь сшивают, сортируют документы, обращая внимание на формат и качество.

Сканирование документов предусматривает разные режимы. Чаще всего применяют поточный. Все документы после обработки индексируются в специальной учетной программе. Фирма располагает профессиональным оборудованием, позволяющим экономить и упрощать процесс.

В частности, специалист в несколько раз меньше работает с каждым листом бумаги. Сложнее всего ему приходится с ветхими экземплярами, на которых текст едва просматривается. В таком случае без дорогостоящей техники не обойтись.

В целом, при выборе компании обращайте внимание на три составляющие. Во-первых, важна скорость работы специалистов. Расспросите коллег и друзей, которые сталкивались с переводом печатной продукции в электронную. Далее смотрите на опыт в данной сфере работы. Доверяйте предприятиям, функционирующим более 10 лет. Этого срока достаточно, чтобы изучить все нюансы рынка и потребности клиентов. Ну и третье, фирма не должна говорить: «Это невозможно». Настоящие специалисты не отвечают отказом, а подбирают другие варианты.

По окончанию работ все документы вновь попадают в папки. Их структурируют и возвращают владельцу. Исполнитель обеспечивает полную конфиденциальность.

Он удаляет все копии, имеющиеся на его электронных устройствах. В дальнейшем клиенты сами решают, утилизировать ли папки с бумагами. К слову, для подстраховки профессионалы советуют сделать несколько резервных копий бумаг. Ввод данных мастерам иногда приходится осуществлять вручную. Это также отнимает немало времени. Кроме того, есть система распознания текста. Это позволяет в дальнейшем копировать написанное, а не перепечатывать. Технологии идут вперед, и документация должна поспевать за ними.